chargebacks

Comment se protéger des chargebacks

Un chargeback est un processus par lequel un titulaire de carte demande à sa banque de contester une transaction avec un commerçant, souvent en raison de fraude, d'un produit ou service non reçu ou non conforme. La banque enquête et peut créditer le compte du titulaire de carte, inversant ainsi la transaction et obligeant le commerçant à rembourser le montant. Cela protège les consommateurs mais peut être coûteux pour les commerçants en termes de frais et de perte de marchandises ou services.

Comment se protéger des chargesbacks

Les chargebacks sont classés et identifiés grâce à des codes. Il existe de nombreux codes de motif pour tous les chargebacks qui peuvent être reçus. 

  • Pas d'autorisation du titulaire de la carte - Possibilité de transaction frauduleuse 
  • Marchandise/Services non conformes à la description - Lié au service - 
  • Marchandise/Services non reçus - Lié au service - 
  • Marchandise/service non conforme à la description ou défectueux - Lié au service -

Refus de paiement liés à des services

Ils concernent des services promis mais non fournis et/ou des problèmes liés à la propriété, tels que des services manquants, une propriété ne répondant pas aux normes, etc. 
Comment se défendre contre ce type de chargeback ? Ces chargebacks sont toujours liées à des services rendus, donc tout ce qu'un client pourrait utiliser pour obtenir un remboursement ou pour déclencher une chargeback. Il est important de noter que la plupart des réservations sont effectuées de bonne foi et que seul un très faible pourcentage d'entre elles se transforme en chargeback. 

Pour mieux se préparer à une éventuelle mauvaise intention de la part du client, nous suggérons ce qui suit :
Lorsqu'une plainte est soulevée par le client dans la propriété et qu'elle est ensuite réglée par vos soins, gardez toujours une trace de la conversation et de l'accord conclu entre vous et le client. Par exemple, le client accepte un remboursement partiel en toute bonne foi, un remboursement appliqué en raison de problèmes liés à la propriété, un accord sur une vérification tardive en raison d'un nettoyage tardif, d'articles manquants ou cassés, d'un chauffage ou d'une climatisation qui ne fonctionne pas, d'une propriété sale, etc.
Le fait de conserver une trace de ce qui a pu se produire nous aidera, en tant que prestataire de services de paiement, à contester le chargeback lorsqu'il sera déclenchée. Plus vous fournirez d'informations sur ce qui a pu se produire, plus nous serons en mesure de défendre vos intérêts auprès de la banque émettrice de la carte.

Comment se défendre contre les oppositions frauduleuses ?

Il s'agit de transactions généralement effectuées sans 3DS et provenant de cartes non européennes. Il y a chargeback lorsqu'un client conteste une transaction par carte de crédit auprès de sa banque émettrice, au motif qu'il n'a pas autorisé la transaction ou que le service ou le produit n'était pas conforme à la description. Si les chargeback légitimes visent à protéger les consommateurs contre la fraude ou les achats insatisfaisants, les chargeback frauduleux peuvent nuire aux entreprises sur le plan financier.

Voici quelques mesures correctives pour traiter et prévenir les débits compensatoires frauduleux dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration

  • Formation du personnel - Veillez à ce que votre personnel en contact avec la clientèle soit formé et capable de reconnaître les signes de comportements potentiellement frauduleux. 
  • Transactions NON 3DS - Veillez toujours à ce que toutes les transactions non 3DS soient validées et vérifiées au moment de l'enregistrement en confirmant que le nom figurant sur la carte de crédit ou sur la pièce d'identité correspond au nom de la réservation. Si le nom ne correspond pas (ce qui est plus fréquent qu'on ne le pense), une confirmation du titulaire de la carte doit être fournie. 
  • Mettez en œuvre des politiques de paiement strictes: Communiquez clairement vos politiques de paiement à vos clients lorsqu'ils effectuent des réservations et au cours du processus d'enregistrement et de départ. Il peut s'agir de votre politique d'annulation et de toute exigence en matière d'autorisation préalable ou de dépôt de garantie. 
  • Recueillir des informations sur les clients : Recueillez toutes les informations disponibles auprès de vos clients. Ces informations peuvent être utilisées pour vérifier les réservations et les transactions dans la plupart des cas.
  • Exiger systématiquement la sécurité 3DSpour protéger votre business contre la fraude.

bandeau e1712219775792

Soyez attentif aux indices de fraude suivants

  1. Une réservation est effectuée 2 à 5 jours avant l'arrivée et la réservation dépasse 1 500 euros. 
  2. Le client est censé être d'une certaine nationalité, mais la réservation provient d'un autre pays. 
  3. Le nombre d'arrivées ne correspond pas aux informations recueillies lors de la réservation.
  4. Le client est trop pressé de régler la facture alors que ce n'est pas nécessaire.
  5. Le client n'est pas en mesure de vous fournir les informations relatives au mode de paiement. at check-in.
  6. Le client est dans l'incapacité de fournir des informations relatives au paiement
  7. Restez informé, tenez-vous au courant des meilleures pratiques du secteur et des nouvelles tendances frauduleuses émergentes et adaptez-vous en conséquence.
  8. Plusieurs échecs ou refus de paiement avant que la transaction n'aboutisse. 
  9. Le client prétend que le processus 3DS ne fonctionne pas et demande au commerçant de prendre les détails de la carte par téléphone. 

 

How it works

La prévention et le traitement des débits compensatoires frauduleux dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration exigent de la vigilance, des politiques claires et une communication efficace avec les clients et les partenaires de traitement des paiements. Il s'agit d'un effort permanent pour protéger votre entreprise des pertes financières dues aux chargebacks frauduleux.

Comment fonctionne la procédure de chargeback ?

  1. Réception de la notification de chargeback: La procédure commence lorsque nous recevons une notification de chargeback de la part de l'émetteur de la carte. 
  2. Rassembler la documentation et les preuves : Rassembler tous les documents et preuves relatifs à la transaction contestée. SysPay a besoin des informations en temps voulu pour représenter le chargeback. 
  3. Analyser le motif du chargeback : Examiner la raison du chargeback et la classer par catégorie. 
  4. S'agit-il d'un rejet de débit légitime ? Déterminez si le chargeback est valable ou si elle est frauduleuse ou injustifiée. 
  5. Résoudre le chargeback (valide): Si le chargeback est légitime, résolvez-la en procédant au remboursement ou en prenant les mesures qui s'imposent. 
  6. Mettre à jour les dossiers : Mettez à jour votre transaction et vos enregistrements en conséquence. 
  7. Contester le chargeback (non valable) : Si le chargeback n'est pas valable, préparez et envoyez une réfutation à l'émetteur. 
  8. Attendre la réponse de l'émetteur : Attendez la réponse de l'émetteur de la carte concernant votre contestation.
  9.  Examiner la décision de l'émetteur : Évaluez la décision de l'émetteur concernant votre litige. 
  10. La contestation a-t-elle abouti ? Si la contestation aboutit, résolvez le rejet de débit, mettez à jour les enregistrements et mettez fin à la procédure. 
  11. Non (litige non résolu): SI vous estimez qu'un rejet de débit est injustifié et que vous disposez des preuves nécessaires pour démontrer que le rejet de débit est frauduleux de la part du client; nous avons la possibilité de soumettre le cas directement aux systèmes de cartes tel que VISA et MasterCard. Cette procédure s'appelle l'arbitrage. Cela signifie que nous pouvons faire intervenir Visa ou Mastercard. Toutefois, il est important de comprendre qu'une fois qu'un litige a atteint ce stade, si votre contestation de la demande de remboursement n'abouti pas, vous serez redevable de la valeur du rejet de la demande de remboursement, en sus de 420 euros de frais administratifs.

Chez SysPay, nous nous engageons à vous protéger contre les intentions frauduleuses de 1ère et tierce partie. Pour ce faire, votre collaboration est de la plus haute importance et notre équipe est disponible pour toute question que vous pourriez avoir.

Clause de non-responsabilité : - Ce document est conçu comme un guide et n'a aucune incidence juridique sur l'issue [positive ou négative] des chargebacks représentés en votre nom. Il a été créé pour vous aider à mieux comprendre le processus et la meilleure façon de l'aborder. 

Litiges avec les systèmes de cartes, les prestataires de services de paiement et les clients. Le marchand doit, à ses propres frais, fournir à SysPay toute l'assistance raisonnable pour résoudre tout litige survenant dans le cadre des règles des systèmes de cartes et/ou des règles des prestataires de services de paiement. SysPay a toute latitude, par rapport au marchand, pour décider de résister ou de se défendre contre toute réclamation émanant d'un système de cartes, d'un client, d'un titulaire de carte, d'un émetteur ou d'un prestataire de services de paiement, ou de transiger sur une telle réclamation, et la décision de SysPay est contraignante pour le marchand. Sans préjudice des indemnités prévues à l'article 11.1, le Marchand accepte également que SysPay ait le pouvoir discrétionnaire d'accepter, de contester, de transiger ou de traiter de toute autre manière toute réclamation faite à l'encontre du Marchand et/ou de SysPay découlant d'une Transaction acceptée par le Marchand pour une Perte ou une responsabilité à cet égard au nom du Marchand.

Devenez partenaire de SysPay !

Votre devis personnalisé

Contactez notre service commercial